Sửa Chữa Văn Phòng Công Ty – Nhà Xưởng Hạch Toán Như Thế Nào ?

1. Sửa chữa văn phòng nhà xưởng đi thuê là sửa chữa lớn
Tại Khoản 13, Khoản 14 Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)quy định:

“Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.”

“Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.”

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định

“Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.”

Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.”

Theo những quy định trên, việc sửa chữa cải tạo văn phòng, nhà xưởng đi thuê, là chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ vào chi phí kinh doanh không quá 3 năm

2.Thuế TNDN
Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 1 quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

Cũng tại Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.16 quy định như sau:

“Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.”

Căn cứ theo các quy định trên để chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì cần những chứng từ sau:

– Hợp đồng thuê nhà xưởng, trong hợp đồng ghi rõ bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.

– Hóa đơn thuê nhà xưởng ( nếu có)

– Biên bản kiểm tra hiện trường, lý do hư hại, biện pháp khắc phục

– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà xưởng, văn phòng

– Dự toán sửa chữa và hợp đồng thuê sửa chữa văn phòng, nhà xưởng

– Quyết toán sửa chữa hoàn thành

– Chứng từ, hóa đơn xác nhận việc chi phí sửa chữa văn phòng, nhà xưởng đi thuê

– Tờ khai thuế môn bài và chứng từ đóng thuế môn bài cho văn phòng, nhà xưởng đi thuê

– Mẫu 08/MST thông báo địa điểm thuê nhà xưởng, kho bãi hoặc văn phòng

3.Thuế GTGT
Do khoản chi phí này bản chất là của người cho thuê, phải bỏ ra để đưa tài sản vào trong tình trạng sẵn sàng sử dụng trước khi cho thuê, đồng thời làm tăng nguyên giá TSCĐ cho thuê. Nhưng vì người cho thuê ủy quyền cho người đi thuê thực hiện, thông qua hợp đồng thuê nhà, thông qua việc giảm giá cho thuê để doanh nghiệp giành tiền đầu tư sửa chữa. Vì vậy, hóa đơn chứng từ của khoản sửa chữa này mang tên doanh nghiệp, nhưng Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT của chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê.

3.Hạch toán kế toán
– Nếu công ty giao thầu cho công ty khác sửa chữa tài sản.

Khi hoàn thành công việc căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình, biên bản xác nhận khối lượng, bảng quyết toán khối lượng công việc hoàn thành:

Khi nhận được hóa đơn:

Nợ TK 242
Có TK 331

Khi phân bổ cho các bộ phận

Nợ TK 627, 154, 642
Có TK 242

– Nếu việc sửa chữa tài sản do công ty tự làm.

Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác tập hợp được

Nợ TK 241
Có TK 111, 112, 152, 214, 334

Khi sửa chữa hoàn thành

Nợ TK 242
Có TK 241

Phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí trong kỳ

Nợ TK 627, 154, 642
Có TK 242

Lưu ý : Chi phí sửa chữa văn phòng nhà xưởng đi thuê, phân bổ không quá 3 năm

Mời các bạn xem bài viết:

Tiền thuê nhà cho người lao động được tính vào chi phí được trừ

Phạt vi phạm hợp đồng kinh tế có được tính vào chi phí được trừ không?

Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Trợ cấp mất việc cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ không

Tiền lương, tiền thưởng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN