Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí liên quan đến cho biếu tặng nhân viên (dịp lễ tết, trung thu, sinh nhật) hay khách hàng (dịp khai trương, lễ tết)
I. Hóa đơn hàng cho biếu tặng
– Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Các lưu ý khi lập hóa đơn hàng cho biếu tặng:
– Phần thông tin người mua hàng:
+ Nếu người được cho biếu tặng nhận hóa đơn: thì ghi rõ và đầy đủ thông tin người mua hàng
+ Nếu người được cho biếu tặng không nhận hóa đơn thì ghi “Người mua không lấy hóa đơn”
– Phần hình thức thanh toán: vì cho biếu tặng không thu tiền nên chúng ta gạch chéo
– Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: các bạn ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để biết hạch toán vào chi phí.
– Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: các bạn ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để biết hạch toán vào chi phí.
– Phần đơn giá: là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này (Theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC)
II. Kê khai thuế GTGT của hàng cho biếu tặng:
1. Đối với bên thực hiện cho biếu tặng:
– Đầu vào: Khi mua hàng hóa về để cho biếu tặng thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có hóa đơn GTGT đầu vào và thanh toán đúng quy định).
Trường hợp Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.
– Đầu ra: Công ty phải xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
2. Đối với bên nhận được hàng cho biếu tặng:
– Doanh nghiệp khi nhận hàng hóa cho, biếu, tặng… mặc dù có hóa đơn vẫn không được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào.
III. Doanh thu và chi phí hàng cho biếu tặng:
1. Doanh thu:
Hàng cho biếu tặng sẽ không phải ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN
(Theo công văn Số: 289/TCT-CS V/v thuế GTGT, TNDN hay công văn Số: 5519/TCT-DNL V/v Chính sách thuế.)
2. Về chi phí:
– Được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN(Nếu đáp ứng được điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán theo quy định)
– Những trường hợp như sau:
* Đối với cho biếu tặng khách hàng:
Trường hợp Công ty có mua hàng hóa (rượu, trà, bánh, kẹo) để tặng cho khách hàng trong các dịp lễ, tết cổ truyền nhằm tri ân, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
* Đối với cho biếu tặng nhân viên:
– Tất cả các khoản quà tặng nhân viên dịp lễ tết, trung thu, sinh nhật, mồng 8/3, 20/10, 1/6, tặng lịch… đều thuộc nhóm các khoản chi có tính chất phúc lợi nên bị khống chế mức được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là: tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
– Hồ sơ chứng từ quà tết cho nhân viên:
+ Hợp đồng, Hoá đơn mua quà tết (Nếu có)
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
+ Quy định trong quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của doanh nghiệp về việc tặng quà vào các dịp lễ tết
+ Quyết định tặng quà tết cho nhân viên
+ Hoá đơn đầu ra
IV. Thuế TNCN với khoản quà tặng:
1. Đối với nhân viên được nhận quà:
– Đây là khoản tiền có tính chất tiền lương tiền công nên phải cộng vào thu nhập chịu thuế để tính thuế TNCN.
Theo khoản 2, Điều 2, Thông tư số 111/2013/TT-BTC:
e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức
2. Đối với khách hàng là cá nhân:
– Nếu quà tặng là tài sản không phải đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng thì hoạt động tặng quà khuyến mại của Đơn vị không thuộc diện chịu thuế TNCN.
– Nếu các tài sản khác phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng với cơ quan quản lý Nhà nước như: ô tô; xe gắn máy, xe mô tô; tàu thủy, kể cả sà lan, ca nô, tàu kéo, tàu đẩy; thuyền, kể cả du thuyền; tàu bay; súng săn, súng thể thao thì phải chịu thuế TNCN từ quà tặng (Theo Khoản 10 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC)
– Nếu quà tặng nhận được từ hoạt động trúng thưởng vượt trên 10 triệu đồng thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ trúng thưởng.
V. Hạch toán hàng cho biếu tặng khách hàng/nhân viên:
1. Hạch toán cho biếu tặng Khách hàng:
1.1. Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho khách hàng (không qua nhập kho)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Thông tư 133 dùng tài khoản 6421)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
1.2 Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó mới mang tặng cho khách hàng:
– Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn đầu vào hạch toán:
Nợ TK 156
Nợ TK 133 (Nếu có)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
– Khi tặng hàng -> xuất hóa đơn -> căn cứ vào hóa đơn hạch toán:
Nợ TK 641
Có TK 156
Có TK 3331
1.3. Nếu hàng mang tặng do doanh nghiệp tự sản xuất ra thì hạch toán:
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá + Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 152/153/155/156: chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá
Có TK 3331
1.4. Hạch toán đối với bên khách hàng nhận được quà tặng:
Nợ 152/153/154/156/242/641/642: Nếu nhận được hóa đơn thì giá trị xác định theo hóa đơn (cả phần thuế GTGT trên hóa đơn). Nếu không nhận được hóa đơn thì quy đổi trị giá món quà theo thị trường.
Nợ 211: Giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp; Các chi phí mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có).
Có 711: Doanh nghiệp nhận quà tặng phải quy đổi ra Thu nhập khác để chịu thuế TNDN
Nếu doanh nghiệp bạn được tặng quà, hãy quy đổi trị giá món quà theo thị trường và ghi nhận vào “Thu nhập khác” để chịu thuế TNDN
2. Hạch toán tặng quà lễ tết cho nhân viên:
2.1. Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho nhân viên (không qua nhập kho)
Nợ TK 641 – Tặng cho bộ phận bán hàng (Thông tư 133 dùng tài khoản 6421)
Nợ TK 642 – Tặng cho bộ phận quản lý (Thông tư 133 dùng tài khoản 6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
2.2 Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó mới mang tặng cho nhân viên:
– Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn đầu vào hạch toán:
Nợ TK 156
Nợ TK 133 (Nếu có)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
– Khi hàng mua hoặc hàng tự sản xuất ra để tặng cho nhân -> xuất hóa đơn -> căn cứ vào hóa đơn hạch toán:
Nợ TK 641/642
Có TK 152/153/155/156
Có TK 3331
