Cách hạch toán và sử lý chi phí không được trừ

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN :

1/ Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Tình huống: đi mua hàng (phát sinh một số chi phí) với giá trị nhỏ, và mua của các cửa hàng (không có hóa đơn tài chính) mà chỉ có hóa đơn lẻ, tổng trị giá mua trong năm là 5.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo số thực tế đã chi
Nợ TK 642: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 5.000.000
Có TK 642: 5.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ (không có hóa đơn tài chính)
=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
2/ Phần trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng và du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, khách du lịch.
Tình huống: hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán, có mua 1 ô tô 4 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%. Theo quy định tại thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm. Giám đốc Học Viện quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế
Nợ TK 211: 2.000.000.000 + 40.000.000
Nợ TK 133: 160.000.000
Có TK 331: 2.200.000.000
(số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)
Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng
Mức khấu hao năm = 2.040.000.000 / 8 = 255.000.000
Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm
Nợ TK 642: 255.000.000
Có TK 214: 255.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 255.000.000
Có TK 642: 255.000.000
– Theo chính sách thuế: Chỉ được tính vào chi phí khoản chi phí khấu hao trên nguyên giá 1.600.000.000.
Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000
=> Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000, theo chính sách thuế là 200.000.000 => Chênh lệch 55.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
3/ Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.
Tình huống: xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 500tr. Học viện vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hạch toán vào 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, và lên báo cáo tài chính
Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 500.000.000
Có TK 152: 500.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 500.000.000
Có TK 632: 500.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 vượt định mức tiêu hao => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
4/ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Tình huống: là Công ty TNHH MTV, trong năm, có chi lương cho Giám đốc công ty là 200tr. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Khi tính lương cho Giám đốc, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 200.000.000
Có TK 334: 200.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 200.000.000
Có TK 642: 200.000.000
– Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ 200.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
5/ Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
Tình huống: Năm 2013, vay 1 tỷ của anh Nguyễn Biên Cương để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố là 9%/năm) => Chi phí lãi vay năm 2013 là 1.000.000.000 x 15% = 150.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:
Nợ TK 635: 150.000.000
Có TK 112: 150.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 150.000.000
Có TK 635: 150.000.000
– Theo chính sách thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ( tức 9% x 150 = 13.5%) => Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là 1.000.000.000 x 13.5% = 135.000.000
=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 150.000.000, theo chính sách thuế là 135.000.000 => Chênh lệch 15.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
6/ Chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.
Tình huống: là công ty TNHH. Trong điều lệ công ty, các thành viên sáng lập cam kết góp vốn trong thời hạn 36 tháng. Tính đến tháng 12/2013, công ty đã thành lập được 48 tháng, nhưng góp vốn điều lệ còn thiếu 1 tỷ đồng. Năm 2014, Học viện kế toán Việt Nam vay ngân hàng 2 tỷ, lãi suất là 10%/năm => Chi phí lãi vay năm 2014 là: 2.000.000.000 x 10% = 200.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:
Nợ TK 635: 200.000.000
Có TK 112: 200.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 200.000.000
Có TK 635: 200.000.000
– Theo chính sách thuế: Phần chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ là 1.000.000.000 x 10% = 100.000.000
=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 200.000.000, theo chính sách thuế là 100.000.000 => Chênh lệch 100.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
7/ Phần chi trang phục bằng tiền, bằng hiện vật cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Tình huống: trong năm 2013 chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 55.000.000đ (10 lao động) => Trang phục trong năm chi cho 1 người là 5.500.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 55.000.000
Có TK 112: 55.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 55.000.000
Có TK 642: 55.000.000
– Theo chính sách thuế: Chỉ được tính vào chi phí phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động là 5.000.000 => Chênh lệch 500.000 x 10 = 5.000.000
=> Chi phí trang phục theo chế độ kế toán là 55.000.000, theo chính sách thuế là 50.000.000 => Chênh lệch 5.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
8/ Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).
Tình huống: Cuối năm 2013, có 1 khoản công nợ phải thu khách hàng 131 là 100.000 USD tương ứng 2.105.000.000 (tỷ giá 21.050). Tỷ giá đánh giá cuối năm 2013 là 21.036 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Kế toán hạch toán đánh giá lại cuối năm 2013 của khoản phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá 21.036 như sau:
Nợ TK 413: 1.400.000
Có TK 131: 1.400.000
Nợ TK 635: 1.400.000
Có TK 413: 1.400.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 1.400.000
Có TK 635: 1.400.000
=> Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
9/ Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.
Tình huống: bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 100.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
– Theo chế độ kế toán:
Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:
Nợ TK 811: 100.000.000
Có TK 3339: 100.000.000
Nợ TK 3339: 100.000.000
Có TK 112: 100.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 100.000.000
Có TK 811: 100.000.000
=> Theo chính sách thuế: Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Chênh lệch vĩnh viễn => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
HƯỚNG DẪN LOẠI CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ TNDN
– Trong năm tính thuế, kế toán tự xác định các khoản chi phí không được trừ và loại ra khi quyết toán thuế TNDN
– Trong các tình huống trên, với mỗi một tình huống, về chế độ kế toán, các bạn đều ghi nhận vào tài khoản chi phí, và cuối kỳ kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Về chính sách thuế, các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, và sẽ phải loại ra khi quyết toán thuế TNDN
Tình huống: Trong năm 2013,có doanh thu là 400.000.000, chi phí là 275.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 85.000.000)
+ Lợi nhuận trước thuế = 400.000.000 – 275.000.000 = 125.000.000
+ Thu nhập tính thuế = 400.000.000 – 190.000.000 = 210.000.000 (Đã loại bỏ 85.000.000 là chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN)
+ Số thuế TNDN phải nộp = 210.000.000 x 25% = 52.500.000 (Xác định trên thu nhập tính thuế)
+ Lợi nhuận sau thuế = 125.000.000 – 52.500.000 = 72.500.000
Tại tờ khai quyết toán thuế, chi phí không được trừ: 85.000.000 điều chỉnh vào Chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Chỉ tiêu này phản ánh toàn bộ các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN
Xem chi tiết tại tờ khai quyết toán thuế TNDN như sau:
Thảo luận:
+ Nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng, tại sao lại phải làm thế cho mất công, không được tính vào chi phí được trừ thì thôi, không hạch toán nữa, làm thế cho đơn giản. Và các bạn sẽ theo dõi 2 hệ thống sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp, hệ thống sổ sách theo thuế (ghi nhận những hóa đơn, chứng từ hợp lệ) và một hệ thống sổ sách theo kế toán (sổ đen của Doanh nghiệp – Ghi nhận tất cả những khoản thu chi tại doanh nghiệp).
+ Và nếu bạn đã và đang xử lý như vậy, bạn chưa phải là một kế toán giỏi, bạn chỉ biết về thuế, và chạy theo thuế, mà chưa hiểu về kế toán. Đồng thời, sẽ có những tình huống, bạn sẽ không thể nào xử lý được. Tôi ví dụ như trường hợp 9: “Chi phí phạt do vi phạm hành chính không được tính vào chi phí được trừ”, bạn là kế toán, bạn biết vậy, và bạn không hạch toán, nhưng công ty bạn đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Nếu bạn không hạch toán, thì sẽ không thể nào khớp được với sổ phụ của ngân hàng. Và đồng thời, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các bạn là báo cáo RỞM (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp). Để hiểu rõ hơn về nội dung này, tôi phân tích thêm như sau:
Tình huống: Trong năm 2013, CT có doanh thu là 400.000.000, chi phí là 275.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 85.000.000). Và các bạn biết 85.000.000 này là chi phí không được trừ nên không hạch toán
+ Lợi nhuận trước thuế = 400.000.000 – 190.000.000 = 210.000.000 (Đã loại bỏ 85.000.000 là chi phí không được trừ do không hạch toán)
+ Số thuế TNDN phải nộp = 210.000.000 x 25% = 52.500.000
+ Lợi nhuận sau thuế = 210.000.000 – 52.500.000 = 157.500.000
Và vẫn với số liệu này, nếu các bạn xử lý theo hướng dẫn trên, lợi nhuận sau thuế là 72.500.000 => Có sự chênh lệch về lợi nhuận => Báo cáo tài chính là báo cáo RỞM
Kết luận:
+ Trong bài viết này, chỉ đưa ra một vài khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà các bạn hay gặp phải trong thực tế. Để nắm được hết các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN, các bạn tham khảo thêm tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC nhé
+ Các bạn ghi nhớ các nguyên tắc để xử lý các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là:
– Hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế, cuối kỳ kết chuyển để lên Báo cáo tài chính.
– Khi tính thuế TNDN, sẽ phải loại chi phí không được trừ ra trước khi tính thuế (Tính trên thu nhập chịu thuế chứ không tính trên lợi nhuận trước thuế).
– Khoản chi không được trừ điều chỉnh vào Chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế khi quyết toán thuế TNDN.