Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn giữ thói quen trả tiền mặt cho các khoản mua hàng, thuê dịch vụ vì tiện và nhanh gọn. Nhưng theo quy định mới, thói quen này có thể khiến doanh nghiệp mất trắng hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng chi phí hợp lý mỗi năm — chỉ vì thiếu một tờ chứng từ chuyển khoản.
1. Quy định mới: Từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản
Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025, có hiệu lực từ 15/12/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025), khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nói đơn giản: hóa đơn 5 triệu đồng trở lên mà trả tiền mặt — kế toán bắt buộc phải loại khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
2. Ba tình huống doanh nghiệp dễ mắc sai lầm
Mua nhiều lần trong ngày, cùng một nhà cung cấp
Mỗi lần mua dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên (cùng một người bán) thì vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ. Nhiều doanh nghiệp tưởng “chia nhỏ hóa đơn” là lách được — thực tế không được tính là hợp lệ.
Nhờ nhân viên mua hộ
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, khoản chi vẫn được trừ — nhưng phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền rõ ràng
- Nhân viên thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp hoàn ứng lại
Ghi nhận chi phí trước, thanh toán sau
Trường hợp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp vẫn được tạm tính vào chi phí được trừ. Nhưng đến khi thanh toán, nếu lại trả bằng tiền mặt (không có chứng từ không dùng tiền mặt), doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh giảm chi phí tại đúng kỳ phát sinh việc thanh toán tiền mặt đó.
3. Doanh nghiệp cần làm gì ngay từ bây giờ
- Rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán nội bộ, đặc biệt với các khoản chi mua văn phòng phẩm, dịch vụ, nguyên vật liệu có giá trị từ 5 triệu đồng.
- Ưu tiên chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thẻ doanh nghiệp cho mọi giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên, kể cả khi mua nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp.
- Ban hành quy chế nội bộ rõ ràng nếu có ủy quyền nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ.
- Theo dõi sát các khoản “nợ nhà cung cấp” đã ghi nhận chi phí nhưng chưa thanh toán, đảm bảo khi thanh toán đúng bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Kết luận
Chỉ một thói quen nhỏ — trả tiền mặt cho hóa đơn trên 5 triệu — có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ chi phí và phải nộp thêm thuế oan. Nếu doanh nghiệp bạn chưa chắc chắn quy trình thanh toán, sổ sách hiện tại đã tuân thủ đúng quy định mới hay chưa, dịch vụ kế toán trọn gói tại AT HOME sẽ giúp rà soát, thiết lập quy trình chuẩn ngay từ đầu — tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế cuối năm.
Nếu A/C nào cần tư vấn hãy liên hệ Dịch vụ kế toán tại nhà và Kế toán bán thời gian trọn gói hãy gọi hỗ trợ qua số 0937319194 ( Miễn phí 100% ) .
.
