Kế Toán Tiền Lương và các khoản trích theo Lương

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

I- Hồ sơ chứng từ
          – Hợp đồng lao động
          – Quy chế lương thưởng
          – Bảng chấm công
          – Hồ sơ Bảo hiểm
          – Tạm ứng + Hoàn ứng
          – Quyết định khen thưởng + tăng lương

1. Hợp đồng lao động 

1.1. Các loại Hợp đồng lao động

1.2. Cách thể hiện trên Hợp đồng lao động: 
Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và địa chỉ người sử dụng người lao động: bên thuê lao động
b) Thông tin người lao động: Hồ sơ của Người lao động khi đến xin tuyển dụng
? Ai là người phải làm HDLD? Giám đốc có phải làm không? Chỉ có Người Đại diện theo Pháp luật ghi trên GP DKKD thì không phải ký HD? – Vì họ là người sử dụng người lao động?  Còn lại những đối tượng khác buộc phải ký kết HDLD
c) Lương
+ Lương tối thiểu: Là lương do Chính Phủ xây dựng lên: quy định mức lương thấp nhất phải trả cho Người lao động. Phân làm 2 loại
          • Lương tối thiểu chung: là lương thấp nhất phải trả cho người lao động làm việc trong cơ quan Nhà Nước (Hiện nay đang là 1.210.000)
          • Lương tối thiểu vùng: là lương thấp nhất phải trả cho người lao động làm việc trong DN  (theo ND153/2016/ND-CP) cụ thể theo từng vùng. 
+ Lương cơ bản: Là lương do người sử dụng lao đông thỏa thuận với người lao động. Lương này thưởng để đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, còn lương thực tế – thực nhận có thể khác và cao hơn (khi có thêm các khoản phụ cấp).
          Nhưng Lương cơ bản để đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho NLĐ không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. 
d) Các khoản phụ cấp và chế độ khác: chúng ta khi chung/ tổng quát trên Hợp đồng lao động: thể hiện NLD sẽ được hưởng toàn bộ quyền lợi khi làm việc tại DN – phản ánh rõ trên Quy chế lương thưởng của DN. Cụ thể
          + Tiền ăn: Nầu ăn trực tiếp/ chi bằng tiền

          + Xăng xe, đi lại: Thay vì có xe đưa đón NLĐ đi làm, DN hỗ trợ tiền xăng xe đi lại cho NLĐ.

          + Năng lực: Nhân viên kinh doanh/ phát triển thị trường/ Công nhân sản xuất sp
          + Thâm niên: sự gắn bó lâu dài của NLD với DN
          + Độc hại: cho những công việc mang tính ảnh hưởng đến sức khoẻ: sản xuất sơn/ túi nilon/ phân bón/ thuốc trừ sâu,….
          + Rủi ro: Công nhân sản xuất sp/ xây dựng công trình/ lái xe cho những DN chuyên kinh doanh vận tải, du lịch hành khách,…
2. Quy chế lương thưởng
          Quy chế lương thưởng là văn bản được lập dựa trên Quyết định của Nhà quản lý trên đó ghi nhận đầy đủ về Quyền lợi và Nghĩa vụ của NLD làm việc trong DN.
3. Bảng chấm công – xem tại đây: Mẫu bảng chấm công
 

4. Hồ sơ Bảo hiểm – Mẫu
          Tỷ lệ trích đóng các khoản Bảo hiểm bắt buộc
tính từ ngày 01/01/2016 – theo QD 959/2015/ QD-BTC và Nghị định số 191/2013/ND-CP

** Lưu ý: 
– Bảo hiểm thất nghiệp: tính từ ngày 01/01/2015 đây là khoản bảo hiểm bắt buộc phải thực hiện cho tất cả các DN – không loại trừ đối tượng DN nào (trước năm 2015 là bắt buộc đối với các công ty có từ 10 lao động trở lên).
– Kinh phí Công đoàn: Là khoản trích được thực hiện làm căn cứ để thực hiện các khoản trích đóng bắt buộc. Yêu cầu toàn bộ DN đóng BH bắt buộc cho NLD đều phải thực hiện
5. Tạm ứng – Hoàn ứng 
6. Quyết định khen thưởng – tăng lương – Mẫu
7. Danh sách nhân viên
          Là toàn bộ người lao động đã và đang làm việc trong DN được xác định trong 1 tháng nhất định.
          Căn cứ vào Danh sách NLD, kế toán xác định bộ phận sử dụng NLĐ.

II – Cách tính lương

          Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
          Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể:
1) Tính lương theo thời gian:
          Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ.
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 các tính lương như sau:
Cách 1:

Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.
 
Cách 2:

          (Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày)
          Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
          ( Con số 26 kia tưởng trừng như là cố định, nhưng thực tế lại làm lương của người lao động biến động)
2. Tính lương theo sản phẩm
          Trả lương theo sản phẩm là cách tính lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm.

3. Tính lương khoán:
          Là cách trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao.

4. Lương/ thưởng theo Doanh thu:
          là cách trả lương/thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của công ty.
          Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng… Hưởng lương theo doanh thu.Các hình thức lương/thưởng theo doanh thu:
          ­ Lương/thưởng doanh số cá nhân
          ­ Lương/thưởng doanh số nhóm
          ­ Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường,…
III – Hạch toán tiền lương: Căn cứ để hạch toán tiền lương chính là Bảng tính lương, để lập được Bảng tính lương cho Nhân viên trong DN thì kế toán phải tập hợp toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến tiền lương, Bao gồm: hồ sơ cố định ban đầu và chứng từ phát sinh trong tháng
1) Tính lương cho Bộ phận Quản lý kinh doanh – TK 642
Bao gồm 2 bộ phận là Bộ Phận Bán hàng và Bộ phận Quản lý DN. Trong đó:
+ Bộ phận Bán hàng – TK 6421 ( TT 200 SD TK 641)
+ Bộ phận Quản lý DN – TK 6422
1.1 Tính tổng lương phải trả cho NLD thuộc BP Quản lý Kinh doanh
          Nợ TK 6421
          Nợ TK 6422
                    Có TK 334
1.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận bán hàng
Nợ TK 6421
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
1.3 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận Quản lý
Nợ TK 6422
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
1.4 Trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của NV.
Nợ TK 334
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
2) Tính lương cho Bộ phận sản xuất – loại hình DN SX/ XD/ DV – TK 154        
Bộ phận sản xuất thường phân làm 2 bộ phận nhỏ là Bộ phận Quản lý sản xuất và Bộ phận trực tiếp sản xuất. Trong đó:
+ Bộ phận quản lý sản xuất – TK 1547
+ Bộ phận trực tiếp sản xuất – TK 1542
2.1 Tính tổng lương phải trả cho CNV thuộc Bộ phận Sản xuất
Nợ TK 1542
Nợ TK 1547
                    Có TK 334
2.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận Quản lý sản xuất
Nợ TK 1547
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
2.3 Trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào CP của DN cho Bộ phận trực tiếp sản xuất
Nợ TK 1542
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
2.4 Trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của CN Bộ phận Sản xuất
Nợ TK 334
     Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội
     Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế
     Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp
 

3) Trích Kinh phí Công đoàn
          – Theo ND191/2013/ND-CP Kinh phí Công đoàn là khoản trích được xác định dựa trên lương cơ bản, nó làm căn cứ để DN thực hiện trích đóng BH bắt buộc cho NLĐ.
          Nợ TK6421
          Nợ TK6422
          Nợ TK1547
          Nợ TK1542
                    Có TK3382
4) Tính Thuế TNCN nộp hộ khấu trừ vào Lương của người Lao Động
          Nợ TK 334
                    Có TK 3335
IV – Trả lương
1) Hình thức trả lương: DN có thể trả lương cho NLD qua: Tiền mặt/ Chuyển khoản.
+ Tiền mặt:
          – Bảng Thanh toán tiền lương: phản ánh số còn phải trả cho từng NLĐ và ký nhận của NLĐ khi nhận lương
          – Phiếu chi trả lương
+ Chuyển khoản:
          – Bảng kê trả lương: tập hợp toàn bộ số NLD phải trả lương tại DN – làm căn cứ để yêu cầu Ngân hàng thực hiện chuyển tiền vào TK ngân hàng cho từng NLD
          – Giấy Báo Nợ.
2) Kỳ hạn trả lương
          – NLD hưởng lương giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thoả thuận, nhưng ít nhất 15 ngày phải được trả gộp một lần.
          – NLD hưởng lương tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần.
          – Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thoả thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.
3) Nguyên tắc trả lương
          Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn. Trường hợp đặc biệt không thể trả lương đúng thời hạn thì không được chậm quá 01 tháng và người sử dụng lao động phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất huy động tiền gửi do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương.
4) Khi trả lương: căn cứ vào chứng từ trả lương: Số thực trả:
          Nợ TK 334
                    Có TK1111/ TK1121
V- Các công việc khác: 
1) Nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN 
– Nơi nộp: Nộp trực tiếp vào TKNH hoặc chuyển khoản vào TKNH của Cơ quan bảo hiểm nơi DN đóng trụ sở:
– Hạn nộp: ngày cuối tháng
– Hạch toán: Căn cứ vào Chứng từ nộp tiền:
          Nợ TK 3383
          Nợ TK 3384
          Nợ TK 3389
                    Có TK1111_{( Giấy nộp tiền vào TKNH)}/ TK1121_{( Giấy Báo Nợ )}
2) Nộp tiền Kinh phí Công đoàn:
– Số tiền nộp: 
          + Nếu DN đã có tổ chức công đoàn:
                    • Giữ tại nguồn( tại DN): 65%.
                    • Nộp lên Công đoàn trung ương: 35%.
          + Nếu DN chưa có Tổ chức công đoàn: Nộp 100% số tiền KPCĐ.
– Nơi nộp: Nộp tại phòng kế toán của Công đoàn Quận/ huyện nơi DN đóng trụ sở: có thể nộp bằng Tiền mặt hoặc nộp bằng TGNH 
– Hạn nộp: ngày cuối tháng
– Hạch toán: Căn cứ vào chứng từ:
          Nợ TK3382
                    Có TK1111/ TK1121.
3) Nộp tiền thuế TNCN:
– Nơi nộp: nộp vào Ngân sách Nhà Nước có thể qua 2 hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
– Hạn nộp: theo hạn nộp của tờ khai thuế TNCN.
+ Nếu DN kê khai thuế TNCN theo Tháng: hạn chót là ngày 20 của tháng tiếp theo liền kề
Ví dụ: Nộp tiền thuế TNCN T1/2014: hạn chót là ngày 20/02/2014.
+ Nếu DN kê khai thuế TNCN theo Quý: hạn chót là ngày 30 của tháng đầu tiền thuộc quý tiếp theo liền kề.
Ví dụ: Nộp tiền thuế TNCN Quý I/ 2014: hạn chót là 30/04/2014
– Hạch toán: Căn cứ vào Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà Nước:
          Nợ TK3335
                    Có TK1111/ TK1121.
4) Đăng ký báo cáo lao động Theo TT23/2014/TT-BTC 

Kể từ ngày 20/10/2014 theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao Động – Thương Binh và Xã Hội thì: Doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động, lập báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và cuối năm và lập sổ quản lý lao động. cụ thể như sau:

 a. Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
          – Khi bắt đầu hoạt động (trong vòng 30 ngày) DN phải khai trình việc sử dụng lao động theo mẫu số 05 với Phòng (hoặc Sở) Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Hàng năm: Danh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm theo mẫu 07. Chậm nhất là ngày 25/5 và ngày 25/11.
           – Nộp tại: Phòng Lao động Thương Binh và Xã Hội quận, huyện nơi công ty đóng.
           – Hồ sơ gồm: 2 bản (Bên LĐTBXH giữ 1 bản và DN giữ 1 bản)