Cách xử lý sai sót trong hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử 2020

Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất… trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Kế Toán Bán Thời Gian sẽ hướng dẫn cách bạn xử lý các trường hợp sai sót đó theo điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn, và thông tư 26/2015/TT-BTC mới nhất hiện nay.

Sau đây, Kế Toán bán thời gian sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện trong từng trường hợp cụ thể:

I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua) đối với hóa đơn giấy :

1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống.
– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:

– Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông  tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

2.  Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng đối với hóa đơn giấy : 

(Chú ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)

– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

(Kế Toán bán thời gian cũng xin lưu ý các bạn thêm rằng: Theo điểm d, khoản 3, điều 11 của TT 10/2014/TT-BTC – xử phạt vi phạm hóa đơn thì Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua sẽ bị phạt từ 4 đến 8 triệu. Vậy là nếu các bạn đã lập Hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (chưa thanh toán…) nên chưa giao cho khách hàng mà ngày hôm sau trở đi mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì dù chưa giao hóa đơn cho khách hàng chúng ta cũng phải xử lý tương tự như trường hợp đã giao để không bị phạt vì hành vi xuất hóa đơn mà không giao cho khách hàng) 

II) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng đối với hóa đơn giấy :

1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:
– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai)

2, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:

TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán thực hiện như sau:

+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :

Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
– Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn)

Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)

Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm:

– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:

+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tển hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:

TH3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST:
– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với CQT.

Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.

III. THỦ TỤC ĐIỀU CHỈNH VÀ LẬP BIÊN BẢN HỦY NẾU CÓ SAI SÓT TRONG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thì chúng ta cũng tiến hành làm biên bản điều chỉnh hoăc biên bản thu hổi. Nhưng nó sẽ khác ở chổ . Trên hóa đơn chúng ta xuất điều chỉnh hay xuất thay thế thì điều phải thể hiện nội dung này ” Hóa đơn điều chỉnh từ số hóa đơn…. or Hóa đơn thay thế từ số hóa đơn … ” .

Thông tin này nó sẽ được tự động hiển thị khi các A/C vào đúng phần xuất điều chỉnh hay là thay thế nhe.  Vì khi qua nhiều năm chúng ta sẽ không nớ đã hủy cho Hóa đơn nào nếu k có biên bản hủy kèm theo, Thì đây cũng là một giải pháp hay nhất từ hóa đơn điện tử.

Điều này nó giúp cho việc kiểm tra quyết toán thuế sau này được thuận lợi và dễ dàng cho DN và Cơ Quan thuế, Vì vậy Các A/C nhớ cẩn thận ở bước này để làm cho đúng với yêu câu của Cơ Quan Thuế nhe.

Thời gian chuyển đổi tờ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Quy định của Cơ Quan Thuế : Hết ngày 30/10/2020 .

Hotline hỗ trợ : Ms Hằng 0937319194 – zalo